Salah satu tugas Panitia ujian di sekolah- sekolah diantaranya adalah membuat kartu ujian untuk tiap siswa. Kartu ujian biasanya terdiri dari dua bagian, satu bagian yang ditempel di meja dan bagian yang lain dibawa oleh siswa.

Jika selama ini anda membuat kartu ujian secara manual dengan cara mengetikkan satu demi satu data siswa, sebenarnya ada cara yang lebih cepat yaitu dengan memanfaatkan fasilitas mail merger pada MS Word 2003, dengan cara menggabungkan data siswa pada Excel dengan dokumen kartu pada MS Word.

Dengan fasilitas ini dapat dicetak 4 kartu ujian yang berbeda siswa dalam satu lembar kertas ukuran folio. Misalnya peserta ujian ada100 anak berarti membutuhkan kertas 25 lembar. Bagaimanakah caranya? Mari kita ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut

1. Membuat dokumen sumber

a. Buka program MS Excel 2003

b. Ketikkan nama di kolom A, kelas dikolom B, nomor dikolom C, dan ruang dikolom D.

c. Atur lebar masing-masing kolom, sesuaikan dengan panjang karakter maksimal. Biasanya kolom nama lebih lebar.

d. Isilah nama-nama siswa peserta ujian pada kolom nama, demikian juga kelas, nomor, dan ruang. Jika sebelumnya sudah mempunyai data nama-nama siswa dan kelasnya, maka tinggal copykan saja sehingga menjadi lebih cepat. Selanjutnya nomor tes dan ruang menyesuaikan.

e. Simpan file dan beri nama Data Kartu (atau nama lain)

2. Membuat dokumen induk

a. Buka program MS Word 2003

b. Atur ukuran kertas menjadi ukuran folio (33 x 21,5 cm)

c. Atur margin atas, bawah, kanan maupun kiri menjadi 1 cm.

d. Buatlah kotak-kotak kartu yang nantinya akan diisi data siswa peserta ujian. Dalam membuat kotak-kotak kartu sebaiknya menggunakan fasilitas tabel pada MS Word, jangan menggunakan Text Box karena jika dimerger tidak bisa menghasilkan 4 kartu dalam satu lembar kertas dengan data siswa yang berbeda. Untuk format kartu biasanya diisi nama siswa, kelas, nomor tes, dan ruang. Format lainnya bisa disesuaikan dengan kondisi sekolah masing-masing. Kemudian garis-garis border yang tidak perlu bisa disembunyikan (no border). Sebagai contoh kartu lihat gambar di bawah ini.